ในกรณีที่บริษัทมีการจ่ายชำระเงินแต่เป็นการจ่ายชำระเงินล่วงหน้าให้ผู้ขาย อีกทั้งต้องการรับรู้การจ่ายชำระเงินดังกล่าวเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้า จากนั้นทยอยตัดเป็นค่าใช้จ่ายของแต่ละเดือน
เบื้องต้นสามารถใช้ฟังก์ชันบันทึกค่าใช้จ่ายรายเดือน (Recurring Expense) บน NEW PEAK ทำรายการได้ แต่ ” การตัดค่าใช้จ่ายล่วงหน้าหน้าเข้าค่าใช้จ่ายแต่ละเดือน มูลค่าที่ต้องการทยอยตัดจ่ายนั้นต้องมีมูลค่าเท่ากัน “
ตัวอย่างการบันทึก กิจการมีการจ่ายชำระเงินค่าสินค้าล่วงหน้าเป็นจำนวนเงิน 100,000 บาท ต้องการให้ตัดเป็นค่าใช้จ่ายสินค้าเดือนละ 5,000 บาท เป็นจำนวน 20 เดือน โดยให้ตัดทุกต้นเดือน โดยการบันทึกแบ่งได้ 2 ส่วนดังนี้
ส่วนที่ 1: บันทึกจ่ายเงินค่าสินค้าล่วงหน้าจากลูกค้า
ขั้นตอนที่ 1: บันทึกจ่ายเงินค่าสินค้าล่วงหน้า
ทางทีมงานขออนุญาตยกตัวอย่าง สร้างเอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย โดยระบุลงผังบัญชี “ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า-ค่าสินค้า จำนวน 1.00 หน่วย ราคาระบุ 100,000 บาท”
ขั้นตอนที่ 2: ข้อมูลการชำระเงิน ให้ระบุข้อมูลการจ่ายชำระเงินที่จ่ายให้ผู้ขายสินค้า
ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบข้อมูลหากถูกต้องกดปุ่ม ” อนุมัติบันทึกค่าใช้จ่าย “ เพื่อบันทึกเอกสาร
ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชีจากเอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย
ส่วนที่ 2: การทยอยรับรู้ค่าใช้จ่ายโดยการประยุกต์ใช้งานฟังก์ชันบันทึกค่าใช้จ่ายรายเดือน (Recurring Expense)
** เงื่อนไขการใช้ฟังก์ชั่น Recurring Expenseคือ มีการทยอยรับค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนมูลค่าต้องเท่ากันทุกเดือนไม่สามารถมีเดือนใดเดือนหนึ่งไม่เท่ากันได้ **
ขั้นตอนที่ 1 :เลือกแถบเมนู ” รายจ่าย ” >> ” เมนูบันทึกค่าใช้จ่าย” >> ” ดูทั้งหมด “
ขั้นตอนที่ 2 :กดปุ่ม ” + บันทึกค่าใช้จ่ายรายเดือน “ เพื่อทำรายการ
ขั้นตอนที่ 3 : กรอกรายละเอียดบนเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายตามความเป็นจริง
รายละเอียดแต่ละส่วนของเอกสารมีดังนี้
- ข้อมูลลูกค้า : ระบุผู้ติดต่อที่ต้องการสร้างเอกสาร
- กลุ่มจัดประเภท : ระบุประเภทกลุ่ม ให้ทำการระบุประเภทกลุ่มตามที่ต้องการ(ไม่จำเป็นต้องระบุข้อมูลส่วนนี้ก็ได้)
- เอกสารรายเดือน : ระบุเอกสารได้ว่าต้องการสร้างวันที่เท่าไหร่ เช่น มีการจ่ายเงินล่วงหน้าให้ผู้ขาย 100,000 บาท ทำการตัดเป็นค่าใช้จ่ายเดือนละ 5,000 บาทเป็นเวลา 20 เดือน โดยตัดทุกต้นเดือนในแต่ละเดือนซึ่งจะเป็นเป็น 5 ส่วนคือ
- รอบการสร้าง: ระบุทุกวันที่ของเดือน
- วันที่ : จากตัวอย่างระบุวันต้นเดือนของเดือน
- เริ่มตั้งแต่: วันที่ให้ระบบเริ่มสร้างเอกสาร
- สิ้นสุด: เนื่องจากตัวอย่างมีการตัดค่าใช้จ่าย 20 งวด จึงระบุจำนวนครั้ง และระบุครั้งที่สิ้นสุด 20 ค่ะ
- สร้างเอกสารเป็น: เมื่อระบบสร้างบันทึกค่าใช้จ่าย ต้องการให้เอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายอยู่ในสถานะใด ทางทีมงานขอสมมุติเลือกเป็นรออนุมัติ
- ข้อมูลราคาและภาษี : ระบุข้อมูลราคาและภาษีที่ต้องการออกข้อมูล
- รายการ : ระบุข้อมูลสินค้า/บริการ ที่ต้องการตัดเป็นค่าใช้จ่าย และราคา
ขั้นตอนที่ 4: กรอกรายละเอียดข้อมูลรับชำระเงิน
กดปุ่ม “ขั้นสูง “ เพื่อทำรายการตัดค่าใช้จ่ายล่วงหน้าออกและรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายแทน
ติ๊กข้อมูลช่อง ” ค่าธรรมเนียมหรือรายการปรับปรุง ” โดยมีรายละเอียดดังนี้
- ปรับปรุง : ระบุ ” หักเงินที่ต้องจ่าย “
- ปรับปรุงด้วยบัญชี : ระบุผังบัญชี ” 115101 – ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า-ค่าสินค้า “
- จำนวนเงินที่ปรับปรุง: จากตัวอย่างระบุจำนวนเงิน 5,000 บาท
ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอีกครั้ง ถ้าข้อมูลถูกต้องให้กดปุ่ม ” บันทึก
ดังนั้น เมื่อถึงต้นเดือน ระบบจะทำการสร้างเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายให้ และทำการปรับปรุงรายการค่าใช้จ่ายล่วงหน้า เข้าค่าใช้จ่ายให้อัตโนมัติตามที่กำหนดไว้ค่ะ
-จบขั้นตอนวิธีการรับรู้ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเป็นค่าใช้จ่ายของแต่ละเดือน ด้วยฟังก์ชันค่าใช้จ่ายรายเดือน (Recurring Expense) –
