ในฐานะผู้ประกอบการ การจัดการการเงินเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจคุณ หนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยให้คุณจัดการได้ดียิ่งขึ้น คือ การใช้ ‘โปรแกรมบัญชี’ ที่เหมาะสมกับธุรกิจ ช่วยให้การจัดการทางบัญชีและการเงินนั้นสามารถทำได้แบบอัตโนมัติ ทั้งการสร้างเอกสารทางธุรกิจต่างๆ ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี หรือบันทึกค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตาม การตัดสินใจว่าควรเลือกใช้โปรแกรมบัญชีใดนั้นอาจไม่ใช่เรื่องที่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่ถนัดมากนัก โดยเฉพาะผู้ที่ไม่เคยมีประสบการณ์ด้านการทำบัญชีมาก่อน ในบทความนี้ เราจะช่วยขยายมุมมองในการพิจารณาเพื่อตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจของคุณ
4 ประโยชน์การใช้โปรแกรมบัญชี
เพราะงานบัญชีเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจ กิจการจึงควรมีการวางแผนบริหารจัดการงานบัญชีให้มีประสิทธิภาพ ซึ่งโปรแกรมบัญชีนั้นเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การบริหารจัดการสามารถสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี โดยโพสต์นี้ PEAK ได้สรุป 4 ประโยชน์จากการเลือกใช้งานโปรแกรมบัญชีมาให้ทราบ ดังนี้
1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำธุรกิจ
โปรแกรมบัญชีสามารถช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ยกตัวอย่างเช่น การสร้างเอกสารทางธุรกิจและการบันทึกบัญชีในอดีตนั้น คุณอาจต้องใช้โปรแกรมบัญชีหนึ่งเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน แล้วต้องไปบันทึกบัญชีในโปรแกรมบัญชีอีก แต่ในปัจจุบันมีเทคโนโลยีและนวัตกรรมใหม่ๆ ที่หลากหลาย อย่างโปรแกรมบัญชีที่ช่วยให้คุณสามารถออกเอกสารทางธุรกิจและบันทึกบัญชีควบคู่ไปพร้อมกันได้ ซึ่งโปรแกรมบัญชีได้ช่วยเชื่อมโยงเอกสารธุรกิจพร้อมกับบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ เพื่อลดเวลาในการจัดการเอกสาร และเพิ่มเวลาให้คุณได้โฟกัสกับธุรกิจมากยิ่งขึ้น
โปรแกรมบัญชี PEAK นอกจากการช่วยสร้างเอกสารทางธุรกิจต่างๆ แล้ว เรายังมีระบบนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel เพื่อสร้างเอกสารเป็น Batch ได้ และมี API ที่รองรับการเชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่นๆ เพื่อบันทึกรายการบัญชีอัตโนมัติ
2. เพิ่มความถูกต้อง
การทำบัญชีด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นการทำบนกระดาษ หรือบนโปรแกรม Spreadsheet อย่าง Excel หรือ Google Sheet มักต้องใช้เวลาค่อนข้างมาก และมีโอกาสเกิดความผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ได้อีกด้วย ซึ่งอาจต้องเสียเวลาในการกลับมาแก้ไขและตรวจสอบความถูกต้อง แต่การใช้งานโปรแกรมบัญชีนั้น สามารถช่วยลดความผิดพลาดดังกล่าวได้ ซึ่งมีตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนคือการป้องกันการบันทึกรายการซ้ำ
โปรแกรมบัญชี PEAK มีระบบป้องกันการบันทึกใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ ซึ่งเราป้องกันโดยการที่ไม่สามารถใส่ข้อมูลใบกำกับภาษีซื้อที่เป็นหมายเลขเดียวกันในคู่ค้าเดียวกันได้ ซึ่งช่วยป้องกันการเกิดข้อผิดพลาด ที่หากไม่ใช่โปรแกรมบัญชีก็จะไม่มีระบบช่วยป้องกันการบันทึกรายการซ้ำนี้ได้ เป็นต้น
3. เพิ่มความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลบัญชีการเงิน
การใช้โปรแกรมบัญชีสามารถช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลการสรุปบัญชีการเงินแบบ Real-Time พร้อมเรียกข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา โดยทันที ไม่ต้องรอใครมาสรุปข้อมูลให้กับคุณ ซึ่งสิ่งนี้ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
โปรแกรมบัญชี PEAK ออกแบบมาให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลบัญชีได้ง่ายๆ ด้วยมือถือเพียงเครื่องเดียว โดยการแอด LINE @PEAKConnect เพื่อดูข้อมูลการสรุปบัญชีการเงิน หรือผ่านทาง Dashboard ในโปรแกรม PEAK ก็ได้เช่นกัน
4. ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
มีโปรแกรมบัญชีจำนวนไม่น้อยที่อนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งานได้พร้อมกันหลายคน ซึ่งช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายยิ่งขึ้น ทั้งภายในกิจการหรือร่วมกับนักบัญชีภายนอกก็ได้เช่นกัน
ชนิดของโปรแกรมบัญชี
ก่อนพิจารณาตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมบัญชี เรามาดูกันก่อนว่าโปรแกรมบัญชีมีกี่ประเภท อะไรบ้าง ซึ่งสามารถแบ่งได้กว้างๆ 2 ประเภท จากรูปแบบของเทคโนโลยี ได้แก่ ประเภทใช้งานบนเครื่อง (Desktop-based) และประเภทใช้งานบนออนไลน์หรือออนคลาวด์ (Cloud-based)
1. โปรแกรมบัญชีประเภทใช้งานบนเครื่อง (Desktop-based)
โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่อง (Desktop-based) คือโปรแกรมบัญชีที่ “ติดตั้ง” (install) บนตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ และทำงานอยู่บนเครื่องคอมพิวเตอร์นั้น โดยทั่วไปโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องนั้น จะขายแบบขายขาดครั้งเดียว และถ้าคุณไม่ต้องการการอัปเดตใดๆ คุณก็ไม่จำเป็นต้องจ่าย MA หรือค่าบริการรายปี คุณไม่จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตในการใช้งาน และหากเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งโปรแกรมบัญชีนี้ไม่ได้ต่อกับอินเทอร์เน็ต หรืออยู่รวมกับ LAN ที่ต่ออินเทอร์เน็ตเลย ก็ถือว่าคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ปลอดภัยจากภัยคุกคามจากอินเทอร์เน็ต
2. โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานออนไลน์ (Cloud-based)
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ (Online accounting software) หรือเรียกอีกอย่างว่า โปรแกรมบัญชีออนคลาวด์ (Cloud-based accounting software) เป็นโปรแกรมบัญชีที่คุณสามารถเข้าใช้งานผ่าน web browser โดยตัวโปรแกรมจะทำงานอยู่บนเครื่อง servers โดยทั่วไปโปรแกรมบัญชีออนไลน์จะคิดค่าใช้จ่ายเป็นรายเดือน หรือรายปี โปรแกรมบัญชีออนไลน์มีข้อได้เปรียบก็คือการเข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา และความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบภายนอก หรือระบบของรัฐเนื่องจากตัวโปรแกรมเข้าถึงการเชื่อมต่อทางอินเทอร์เน็ตได้
เปรียบเทียบระหว่างโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่อง กับ โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานออนไลน์
สำหรับโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องกับโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานออนไลน์นั้นมีความแตกต่างกันหลายๆ ประการด้วยกัน ได้แก่
1. ราคา
โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องมักจะขายขาดครั้งเดียว ไม่จำเป็นต้องจ่ายต่อเนื่อง ถ้าคุณไม่ได้ต้องการให้โปรแกรมอัปเดตอะไรเพิ่มเติม ในขณะที่โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานออนไลน์จะให้บริการแบบ subscription คุณจะต้องจ่ายค่าบริการเป็นรายเดือน หรือรายปี
ทำไมผู้ให้บริการโปรแกรมบัญชีออนไลน์ถึงต้องคิดค่าบริการเป็นรายเดือน หรือรายปี? เหตุผลสำคัญคือบริการโปรแกรมบัญชีออนไลน์นั้นให้บริการผ่านทางอินเทอร์เน็ต
- ผู้ให้บริการจำเป็นต้องมี server เพื่อ host ตัวโปรแกรมบัญชีและต้องเปิดใช้งาน 24 ชั่วโมงเพื่อให้ผู้ใช้งานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ รวมไปถึง
- ผู้ให้บริการส่วนใหญ่มักมีเจ้าหน้าที่ให้บริการถามตอบการใช้งาน หรือการดูแลตรวจสอบข้อมูล
- ผู้ให้บริการมักจะอัปเดตโปรแกรมบัญชีออนไลน์อยู่เสมอ
2. การเข้าถึงได้
โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องนั้น สามารถใช้งานได้เพียงแค่บนเครื่องนั้นๆ เท่านั้น หรืออย่างดีหน่อย ก็คือใช้งานได้อยู่บนวง LAN เดียวกัน ในขณะที่โปรแกรมบัญชีออนไลน์สามารถใช้งานได้จากที่ไหนก็ได้
3. ความปลอดภัย
โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่อง ถ้าอยู่บนเครื่องที่ไม่ได้ต่ออินเทอร์เน็ต และทั้งวง LAN ไม่มีเครื่องไหนต่ออินเทอร์เน็ตเลย ก็จะปลอดภัยจากภัยคุกคามทางอินเทอร์เน็ต ในขณะที่โปรแกรมบัญชีออนไลน์นั้น อยู่บนเครื่อง server ที่ต้องต่ออินเทอร์เน็ตเท่านั้น
ดั้งนั้น ถ้าคุณจะใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ คุณจำเป็นที่จะต้องรู้ว่าผู้ให้บริการโปรแกรมบัญชีออนไลน์นั้นใช้เครื่อง server จากผู้ให้บริการที่มีความปลอดภัยระดับไหน สำหรับโปรแรกมบัญชีออนไลน์ PEAK เอง เราเป็นพันธมิตรของ Microsoft และใช้งาน Microsoft Azure ซึ่งเป็นผู้ให้บริการ Cloud Server ที่มีความปลอดภัยระดับโลก
4. การทำงานร่วมกันกับผู้ใช้งานอื่น
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ส่วนใหญ่รองรับการทำงานกับผู้ใช้งานพร้อมกันจากที่ไหนก็ได้ตามสิทธิ์การใช้งานที่ได้รับ ในขณะที่โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องนั้นอยู่บนเครื่องเครื่องเดียว
5. การอัปเดตโปรแกรม
โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องนั้น หากเราไม่ได้ชำระค่าบริการรายปี ก็จะไม่ได้รับการอัปเดตใดๆ และปกติการอัปเดตโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องนั้นก็มักจะต้องทำโดยตัวผู้ใช้งานเอง ในขณะที่โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ผู้ให้บริการสามารถอัปเดตตลอดเวลา และผู้ใช้งานไม่ต้องทำอะไรเลย
ปัจจัยในการพิจารณาเลือกโปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจคุณ
หลังจากที่เรียนรู้ประโยชน์ของโปรแกรมบัญชี และความแตกต่างระหว่างโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่อง กับโปรแกรมบัญชีออนไลน์ เราจะมาดูกันว่ามีปัจจัยอะไรบ้างที่เราควรพิจารณาในการเลือกโปรแกรมบัญชี
1. งบของเรา
ก่อนที่จะเลือก คุณอาจจะต้องพิจารณาว่าคุณเตรียมงบประมาณสำหรับการลงทุนในเรื่องนี้ไว้แค่ไหน โปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องนั้นได้เปรียบตรงที่คุณจะจ่ายเพียงแค่ครั้งเดียว แต่นั้นก็แลกมากับการลงทุนที่ค่อนข้างสูงในตอนแรก และแลกมากับการที่คุณไม่ได้รับการอัปเดต ใช้งานได้คนเดียวบนเครื่องนั้นๆ หรือถ้าคุณจะทำ LAN เองคุณต้องลงทุนทำเครื่อง server เอง
ในขณะที่โปรแกรมบัญชีออนไลน์นั้นคิดค่าบริการรายเดือน หรือรายปี ส่วนใหญ่ค่าบริการรายเดือนจะถูกกว่าโปรแกรมบัญชีแบบใช้งานบนเครื่องมาก แต่ผู้ใช้งานก็ต้องจ่ายค่าบริการไปทุกเดือนที่ใช้งาน แต่สิ่งที่ได้มาด้วยคือโปรแกรมมีการอัปเดตอัตโนมัติตลอดเวลา มีเจ้าหน้าที่ถามตอบปัญหาการใช้งาน และดูแลในโปรแกรม รวมไปถึงมีเจ้าหน้าที่คอยดูแล server ให้ใช้งานได้เป็นปกติตลอด 24 ชั่วโมง
2. ฟีเจอร์ที่เราใช้งาน
ส่วนใหญ่ราคาโปรแกรมบัญชีมักจะต่างกันที่ฟีเจอร์ที่ใช้งาน บางโปรแกรมสามารถคำนวณต้นทุนขายของสินค้าได้ สามารถเก็บข้อมูลกำไรขาดทุนตามมิติต่างๆ ที่ใช้งานได้ หรือเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆได้ เราก็ต้องพิจารณาว่าเราใช้งานอะไรบ้าง หรือแต่ละฟีเจอร์จะช่วยในการทำงานเราตรงไหนบ้าง
2.1. ลิสต์สิ่งที่เราต้องใช้ก่อนเลือก ทำเป็นเช็กลิสไว้
ลิสต์สิ่งที่เราต้องใช้ก่อนเลือก ทำเป็นเช็กลิสต์ไว้ แล้วไปพิจารณาว่าแต่ละโปรแกรมมีฟีเจอร์ต่างๆ ที่เราต้องการหรือไม่ สิ่งที่ต้องระวังคือบางครั้งชื่อของฟีเจอร์ก็อาจจะไม่ได้สื่อถึงสิ่งที่คุณจะใช้ และฟีเจอร์เดียวกันของแต่ละโปรแกรมอาจจะทำงานแตกต่างกันในรายละเอียด ดังนั้นแนะนำว่าควรจะสอบถามกับเจ้าหน้าที่ของแต่ละโปรแกรมให้อธิบายว่าฟีเจอร์นั้นๆ ทำอะไรได้บ้าง หรือแตกต่างกับของที่อื่นอย่างไร
2.2. พิจารณาสิ่งที่โปรแกรมมีให้
บางครั้งโปรแกรมอาจจะมีบางฟีเจอร์ที่คุณไม่ได้คิดไว้ในตอนแรก แต่การที่มีฟีเจอร์นั้นๆ ทำให้การทำงานคุณเปลี่ยนไป และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็เป็นได้
3. ความสามารถในการเติบโตของโปรแกรม
คุณควรจะเลือกโปรแกรมที่ตอบโจทย์คุณทั้งในปัจจุบัน และในอนาคตอีก 1 เสต็ป หลายๆ ครั้งที่เราเจอคือลูกค้าเลือกที่จะใช้โปรแกรมบัญชีราคาถูกก่อน เพื่อใช้จัดการเอกสารต่างๆ และสรุปในเบื้องต้น แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นและมีความต้องการทางด้านบัญชี การเงินที่ซับซ้อนมากขึ้น ก็จำเป็นต้องเปลี่ยนโปรแกรมไปใช้ตัวที่ทำอะไรได้มากขึ้น ทำให้กิจการมีต้นทุนเพิ่มขึ้นในช่วงการย้ายข้อมูล (migration) ไม่ว่าจะมาจากการที่คนของกิจการจะต้องคีย์ข้อมูลเพิ่มขึ้น 2 ที่ หรือจากการใช้บริการย้ายข้อมูลของผู้ให้บริการ
4. ความง่ายในการใช้งาน
เลือกโปรแกรมบัญชีที่ใช้งานง่าย เพื่อช่วยคุณและทีมงานของคุณเรียนรู้การใช้งานได้ และลดโอกาสที่จะบันทึกผิดพลาด เราแนะนำว่าในการเลือกนี้อยากให้คุณได้ทดลองใช้งานของโปรแกรมจริงๆ และสอบถามเจ้าหน้าที่ผู้ให้บริการถึงสิ่งที่คุณต้องการใช้งานว่าทำอย่างไร บางครั้งการที่คุณหาอะไรบางอย่างไม่เจอ ไม่ได้มาจากการที่โปรแกรมนั้นทำไม่ได้ แต่อาจจะเกิดการจากการ setting ของโปรแกรมก็ได้
5. การให้บริการ
เลือกโปรแกรมบัญชีที่มีบริการที่ดี เพราะว่าการบริการที่ดีช่วยให้คุณทำงานต่างๆได้ง่ายขึ้น และราบรื่นขึ้นเยอะมาก ในส่วนนี้คุณอาจจะสอบถามเพื่อนๆที่ได้ใช้บริการนี้ก่อนคุณว่ามีปัญหาอะไรในการใช้งานหรือไม่ หรือเข้าไปอ่าน review ของลูกค้าก่อนเลือกบริการเจ้าไหน ที่ PEAK เรามีทีมบริการที่ให้บริการดูแลผู้ใช้งานทุกวัน และเรตติ้งการให้บริการของเราก็อยู่ในระดับที่ยอดเยี่ยมจากการ review โดยผู้ใช้งานจริงกว่า 400 คน
สรุป
การเลือกโปรแกรมบัญชีซักตัวหนึ่ง อาจจะเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาแต่การเตรียมตัวต่างๆทั้งลิสต์ของฟีเจอร์ที่คุณต้องการใช้งาน หรืองบประมาณที่คุณต้องการลงทุนกับเรื่องนี้ หรือการอ่านรีวิว หรือสอบถามเพื่อนก็จะช่วยให้คุณเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมกับคุณมากขึ้น ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ได้เลยวันนี้ เพื่อช่วยให้คุณพิจารณาโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับคุณ แล้วพบกันนะครับ
