ทุกวันนี้การขายของทางออนไลน์กำลังเติบโตและได้รับความนิยมอย่างมาก ด้วยมีการลงทุนที่ไม่สูง และไม่จำเป็นต้องมีหน้าร้านก็สามารถกระจายสินค้าได้ทั่วโลกได้ ลูกค้าสามารถสั่งซื้อสินค้าออนไลน์ได้ง่าย ผ่านเว็บไซต์, Social Network ไม่ว่าจะเป็น Facebook, Line หรือ Instagram ร้านค้าออนไลน์เมื่อได้รับออเดอร์ในปริมาณมากจะพบปัญหาในการจัดการคำสั่งซื้อที่มากมายเหล่านี้ ถ้าระบบจัดการออเดอร์ไม่ดีอาจทำให้เกิดความล่าช้าในการสั่งซื้อและจัดส่งสินค้า และอาจทำให้ลูกค้าหันไปเลือกซื้อสินค้าจากร้านค้าอื่น ซึ่งหาได้ง่ายในเว็บไซต์ และ Social Media เช่นกัน
โปรแกรมจัดการออเดอร์คืออะไร
โปรแกรมการจัดการออเดอร์คือระบบจัดการรายการคำสั่งซื้อที่ได้รับจากลูกค้า เข้ามาแทนที่การจดออเดอร์ในกระดาษ หรือบันทึกในโปรแกรมง่ายๆ เช่น Microsoft Excel, Microsoft Word หรือการบันทึกในโทรศัพท์มือถือ เป็นโปรแกรมที่เหมาะสำหรับผู้ขายของออนไลน์ที่มีออเดอร์เข้ามาในปริมาณมาก จะช่วยจัดการคำสั่งซื้อให้เป็นระบบทำให้การขายของออนไลน์มีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ
ข้อดีโปรแกรมจัดการออเดอร์มีดังนี้
1. มีการกำหนดสถานะออเดอร์ของลูกค้าอย่างชัดเจน
เมื่อลูกค้าทำการสั่งซื้อสินค้าไม่ว่าจะสั่งซื้อจากเว็บไซต์ขายของออนไลน์หรือทาง Social Media ได้แก่ Facebook Line หรือ Instagram หรือเมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว รวมทั้งสถานะรอส่งหรือส่งสินค้าไปแล้วจนถึงสถานะที่ลูกค้าได้รับสินค้า ระบบจะแสดงสถานะให้เห็นอย่างชัดเจน
2. มีการตรวจสอบสถานะของออเดอร์
ระบบจัดการออเดอร์ที่ดีมีความสามารถในการตรวจสถานะของออเดอร์ ว่ามีการทำงานที่ติดขัดในขั้นตอนใด และมีการส่งต่อจากสถานะหนึ่งไปยังอีกสถานะหนึ่งอย่างต่อเนื่อง เพื่อไม่ให้มีคำสั่งซื้อของลูกค้าหรือสินค้าตกหล่นในสถานะใดๆ
3. มีระบบการจัดการการสต๊อกสินค้า
โปรแกรมการจัดการออเดอร์มักมีเชื่อมโยงกับระบบการจัดการสต๊อกสินค้า เมื่อลูกค้าเปิดบิลขาย ระบบจะตัดสินค้าจากสต๊อกให้โดยอัตโนมัติ ในเมนูสต๊อกผู้ขายสามารถตรวจสอบความเคลื่อนไหวของจำนวนสินค้า ทราบจำนวนสินค้าพร้อมขาย หรือสินค้าใกล้หมด ทำให้การบริหารสินค้าคงคลังเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
4. มีการบันทึกหมายเลขติดตามพัสดุ
หากเกิดกรณีที่ลูกค้าไม่ได้รับสินค้า การมีหมายเลขติดตามพัสดุจะช่วยติดตามพัสดุให้กับลูกค้าได้อย่างทันท่วงทีและช่วยให้ทราบว่าสินค้าถึงมือลูกค้าหรือยัง ในกรณีที่เป็นการส่งของและเก็บเงินปลายทางช่วยให้ทราบว่าลูกค้าชำระเงินเมื่อได้รับของหรือยังหรือมีการยกเลิกการรับสินค้าหรือไม่
5. มีระบบจัดการที่เชื่อมต่อไปสู่ระบบการบันทึกบัญชีได้
มีหลายโปรแกรมจัดการออเดอร์ เมื่อมีการป้อนคำสั่งซื้อของลูกค้าเข้าสู่ระบบจัดการออเดอร์ จะมีการเชื่อมต่อไปยังระบบการบันทึกบัญชี เมื่อระบบออกใบสั่งซื้อ ออกใบกำกับภาษี/ใบลดหนี้ และออกใบเสร็จรับเงิน ระบบจะดำเนินการบันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติ ทำให้ข้อมูลงบการเงินที่ถูกต้องทันเวลา
ซึ่งโปรแกรมบัญชี PEAK เอง ก็มี API เชื่อมต่อกับพาร์ทเนอร์อย่างแพลตฟอร์มในการสร้างร้านค้าออนไลน์ จัดการสต๊อกและออเดอร์ ทำให้เมื่อมีการออกเอกสาร หรือสั่งซื้อสินค้าใดจากเว็บไซต์เหล่านี้ ก็สามารถบันทึกบัญชีได้อย่างอัตโนมัติ ลดการทำงานซ้ำซ้อน และยังจัดการออเดอร์ลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สอบถามเรื่องการเชื่อมต่อโปรแกรมบัญชี PEAK กับเว็บไซต์อื่นภายนอก คลิก https://peakaccount.com/sme
