การสร้างเอกสารในรูปแบบของสกุลเงินต่างประเทศ สามารถกำหนดได้ว่าเอกสารนี้จะให้แสดงเป็นค่าเงินไหน เช่น USD, JPY, EUR เป็นต้น โดย PEAK จะดึงข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยนตามวันที่ทำรายการมาจากธนาคารแห่งประเทศไทย
วิธีการบันทึกสกุลเงินต่างประเทศ
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มจากการสร้างใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้ใหม่ >> กดสร้าง หลังจากนั้นให้ใส่รายละเอียดลูกค้า วันที่ รายละเอียดการขาย/บริการ จำนวน ราคา เป็นมูลค่าของไทย เมื่อสร้างรายการเสร็จแล้วให้เลือกสกุลเงินที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 2 เมื่อเลือกสกุลเงินแล้ว ระบบจะทำการแปลงค่าเงินให้
อัตราแลกเปลี่ยนที่ระบบ PEAK ดึงจากธนาคารแห่งประเทศไทยนั้น จะเลือกอัตรามาดังนี้
กรณีที่ 1 : ทำรายการในวันปัจจุบัน (วันที่สร้างรายการ และวันที่เอกสาร เป็นวันเดียวกัน)
หากทำรายการวันปัจจุบัน (วันที่กดสร้างเอกสาร) เช่น วันที่ 5 และวันที่ออกเอกสาร (วันที่ในเอกสาร) )ก็เป็นวันที่ 5 เช่นกัน ระบบจะดึงอัตราแลกเปลี่ยนของวันที่ 4 มาให้ หากวันที่ 4 เป็นวันหยุดราชการ ระบบจะดึงอัตราแลกเปลี่ยนของวันก่อนหน้า เช่น หากวันที่ 4 เป็นวันอาทิตย์ ระบบจะดึงข้อมูลของวันที่ 2 มา ซึ่งเป็นวันศุกร์ เป็นต้น
กรณีที่ 2 : ทำรายการย้อนหลัง (วันที่สร้างรายการ เกิดหลังจากวันที่เอกสาร)
หากทำรายการวันปัจจุบัน (วันที่กดสร้างเอกสาร) เช่น วันที่ 5 และวันที่ออกเอกสาร (วันที่ในเอกสาร) )ก็เป็นวันที่ 4 (ย้อนหลัง) ระบบจะดึงอัตราแลกเปลี่ยนของวันที่ 4 มาให้ หากวันที่ 4 เป็นวันหยุดราชการ ระบบจะดึงอัตราแลกเปลี่ยนของวันก่อนหน้า เช่น หากวันที่ 4 เป็นวันอาทิตย์ ระบบจะดึงข้อมูลของวันที่ 2 มา ซึ่งเป็นวันศุกร์ เป็นต้น
กล่าวโดยสรุป : ข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยนจากธนาคารแห่งประเทศไทยจะมีให้ย้อนหลัง 1 วัน ดังนั้น หากทำรายการวันเดียวกับวันที่เอกสาร ระบบจะนำอัตราแลกเปลี่ยนของวันก่อนหน้ามาเป็นค่าเริ่มต้นให้ แต่อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขอัตราแลกเปลี่ยนได้เอง
ขั้นตอนที่ 3 เมื่อกดอนุมัติรายการแล้วระบบจำการเปลี่ยนแปลงตัวเลขจากเลขเดิมที่เป็นเงินไทยเปลี่ยนเป็นสกุลเงินต่างประเทศที่เลือกไว้ สามารถเลือกได้ว่าต้องการให้เอกสารแสดงมูลค่าไทยตามใบแจ้งหนี้ หรือตามสกุลเงินต่างประเทศที่เลือก สามารถกดเปลี่ยนได้ที่ ” แสดงเป็น USD ”
ขั้นตอนที่ 4 ออกใบเสร็จรับเงิน เมื่อทำรายการสร้างใบแจ้งหนี้เรียบร้อยแล้ว แล้วต้องการออกใบเสร็จรับเงิน ให้ทำการกดออกใบเสร็จได้ที่ด้านบนของเอกสารใบแจ้งหนี้
ถ้าหากมีกำไรหรือขาดทุนจากอัตราจากแลกเปลี่ยนสามารถกดเพิ่มที่ปุ่ม เพิ่มกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน แล้วใส่ยอดมูลค่าของกำไรขาดทุนได้เลย ระบบจะทำการปรับยอดที่รับได้จริงให้ หลังจากนั้นก็เลือกบัญชีที่เงินเข้าได้เลยค่ะ
ผลต่างระหว่างเงินที่รับกับลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้ที่ตั้งไว้จะเป็นกำไร/ขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน
อัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้ใน PEAK
โปรแกรม PEAK มีการดึงข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยนจากประกาศของธนาคารแห่งประเทศไทย โดยใช้อัตราแลกเปลี่ยนย้อนหลังไป 1 วันทำการ (เนื่องจากอัตราแลกเปลี่ยนโดยปกติ ณ วันที่ปัจจุบันจะยังไม่มีอัตราแลกเปลี่ยนอ้างอิง) ยกตัวอย่าง ถ้าเราทำรายการวันที่ 2 (วันนี้) เปิดไปดูอัตราแลกเปลี่ยนอ้างอิงของธนาคารแห่งประเทศไทย จะเป็นอัตราแลกเปลี่ยนวันที่ 1 (เมื่อวาน)
https://www.bot.or.th/Thai/Statistics/FinancialMarkets/ExchangeRate/_layouts/Application/ExchangeRate/ExchangeRate.aspx
โดยหากอ้างอิงตามมาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 21 ระบุไว้ว่าให้ใช้อัตราแลกเปลี่ยน ณ วันที่เกิดรายการ อย่างไรก็ตามมาตรฐานได้เปิดช่องไว้ว่าในทางปฏิบัติ อาจใช้อัตราที่ใกล้เคียงอัตราแลกเปลี่ยนจริงก็ได้ ในทางปฏิบัตินักบัญชีจึงสามารถเลือกใช้อัตราอ้างอิงของธนาคารแห่งประเทศไทยซึ่งเป็นอัตราย้อนหลัง 1 วัน
http://www.fap.or.th/upload/9414/ZkY9u9g8fN.pdf
นอกจากนี้ แม้จะอยู่วันเดียวกัน ถ้าทำรายการซื้อ (ตั้งเจ้าหนี้) อัตราแลกเปลี่ยนใน PEAK จะแนะนำราคาขายของธนาคาร ส่วนถ้าเป็นรายการขาย (ตั้งลูกหนี้) อัตราแลกเปลี่ยนใน PEAK จะแนะนำเป็นราคาซื้อของธนาคารครับ ตามคำสั่งกรมสรรพากร
http://www.rd.go.th/publish/28635.0.html
ติดตามความรู้จาก โปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่ peakaccount.com
หรือเข้าใช้งานโปรแกรม คลิก เข้าสู่ระบบ PEAK
