เอกสารงานบัญชีเป็นส่วนหนึ่งที่ผู้ประกอบการจะต้องเข้าใจ และเป็นเอกสารพื้นฐานที่ธุรกิจควรจัดทำ เพื่อใช้ในการนำเสนอรายการสินค้าและบริการ รวมถึงค่าจ้าง ค่าสินค้า แก่คู่ค้า “พจนานุกรม ศัพท์บัญชี ที่คนทำบัญชีต้องรู้ : หมวด – เอกสารงานบัญชี” เป็นการรวบรวมชื่อเอกสารให้ผู้ประกอบการ และนักบัญชีได้เข้าใจในเอกสารมากขึ้น
ใบเสนอราคา
ใบเสนอราคา หรือ Quotation คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้กับลูกค้า เพื่อแสดงรายละเอียดสินค้าและบริการก่อนมีการตัดสินใจซื้อ ซึ่งในใบเสนอราคาจะประกอบด้วยข้อมูล รายการสินค้าและบริการ เงื่อนไข ค่าใช้จ่ายค่างๆ เพื่อให้ผู้ซื้อนำไปประกอบการตัดสินใจของผู้ซื้อ
ใบเสนอราคาประกอบด้วย 3 ส่วน คือ
ส่วน Header ประกอบด้วย
1. โลโก้ของบริษัท
2. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ขายและผู้ซื้อ
3. เลขที่เอกสาร วันที่ออกเอกสาร วันที่ใช้ได้ถึง และเลขอ้างอิง
ส่วน Description ประกอบด้วย
1. รหัสสินค้าและบริการ
2. คำอธิบายรายการของสินค้าและบริการ
3. จำนวน, ราคาต่อหน่วย, มูลค่าก่อนภาษี
4. หมายเหตุ
ส่วน Footer ประกอบด้วย
1. ช่องอนุมัติ และช่องยอมรับใบเสนอราคา
2. ช่องทางการชำระเงิน
ศึกษาเรื่องใบเสนอราคาเพิ่มเติม คลิกอ่าน บทความ “ใบเสนอราคาคืออะไร ดูตัวอย่างใบเสนอราคาที่นี่”
ใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อทราบรายละเอียดงาน ว่ามีค่าใช้จ่ายสินค้าและค่าบริการใดบ้าง จำนวนเท่าไหร่ และจำเป็นต้องชำระเมื่อไหร่ โดยในเอกสารจะต้องมีการเซ็นยืนยันทั้งฝั่งผู้ซื้อและผู้ขายเพื่อยอมรับในรายการต่างๆในใบแจ้งหนี้แล้ว หากไม่มีการชำระและค่าบริการตามเอกสารใบแจ้งหนี้ ผู้ขายสามารถดำเนินการทางกฎหมายได้
ใบเสร็จรับเงิน
ใบเสร็จรับเงิน หรือ Receipt คือเอกสารประกอบการรับเงินค่าสินค้าและบริการจากลูกค้า หรือผู้ชำระเงินให้กับกิจการ เป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ซึ่งผู้ประกอบการจำเป็นต้องออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าทันทีหลังจากได้รับชำระเงินจากลูกค้า
ใบเสร็จรับเงินประกอบด้วย
1. ข้อมูลของลูกค้า ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่
2. ข้อมูลของผู้ขาย ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการ
3.รายละเอียดสินค้าและบริการ พร้อมระบุยอดรวมของค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระทั้งหมด และออกใบเสร็จรับเงินอย่างชัดเจน
ใบกำกับภาษี
ใบกำกับภาษี หรือ Tax Invoice คือเอกสารที่ผู้ที่ผู้ประกอบการ ที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (มีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาท/ปี) ทั้งรูปแบบบุคคลและนิติบุคคล ต้องออกให้ผู้ซื้อสินค้าและบริการ โดยมีการแสดงรายการสินค้าและบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) อย่างชัดเจน เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการจัดทำภาษี
ใบกำกับภาษีประกอบด้วย
1. ข้อมูลของลูกค้า ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการ
2. ข้อมูลของผู้ขาย ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการ
3.รายละเอียดสินค้าและบริการ พร้อมระบุยอดรวมของค่าใช้จ่ายก่อนและหลังคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในรายการสินค้าและบริการ
4. ข้อมูลอื่นๆของเอกสาร เช่น เลขที่ใบกำกับภาษี วันที่ออกเอกสาร เป็นต้น
ใบหัก ณ ที่จ่าย
ใบหัก ณ ที่จ่าย คือเอกสารที่ผู้จ่ายค่าจ้างในการทำงาน หักภาษี ณ ที่จ่าย ให้แก่ผู้รับเงินค่าจ้าง เงินเดือน ค่านายหน้า บำเหน็จ หรือเงินได้ตามมาตรา 40(1) และ 40(2) ตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร เป็นหนึ่งตัวช่วยในการลดภาระผู้เสียภาษีให้มีการหักภาษีบางส่วนเพื่อส่งกรมสรรพากรก่อนมีการยื่นภาษี และหากถูกหักภาษีมากเกินมูลค่าภาษีจริง ผู้ได้รับเงินค่าจ้าง ก็สามารถขอคืนภาษีได้เช่นกัน
ติดตาม ความรู้บัญชีภาษีจาก PEAK ได้ที่
- Facebook : https://www.facebook.com/peakengine
- Blog : https://peakaccount.com/blog
- TikTok : https://vt.tiktok.com/ZSJk54kJT
- Youtube : https://www.youtube.com/PEAKaccount
หรือเข้าใช้งานโปรแกรม คลิก เข้าสู่ระบบ PEAK
