การออกใบลดหนี้คือการออกเอกสารเพื่อลดหนี้ให้คู่ค้าที่มาซื้อสินค้าหรือบริการกับทางกิจการซึ่งในโปรแกรม PEAK สามารถออกใบลดหนี้โดยไม่อ้างอิงกับเอกสารได้ ในกรณีที่ทางกิจการอาจจะไม่มีเอกสารฝั่งรายได้อ้างอิง หรือว่าแต่ก่อนเคยบันทึกขายหรือยอดยกมาที่หน้าสมุดบัญชีรายวันทั่วไป
ตัวอย่าง ยังไม่เคยมีการออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินในระบบ หรือ เคยออกใบแจ้งหนี้หลายใบและออกใบเสร็จรับเงินหลายใบ แล้วได้รับสินค้าคืนจากคู่ค้าจำนวน 10 หน่วย ราคาต่อหน่วย 400.00 บาท ซึ่งไม่ทราบว่าสินค้าที่ได้รับคืนเป็นสินค้าของใบแจ้งหนี้ หรือ ใบเสร็จใบไหนในระบบ
ขั้นตอนที่ 1 : ไปที่เมนูรายรับ
รายรับ > ใบลดหนี้ > สร้าง
เลือกรูปแบบใบลดหนี้ : ไม่อ้างอิงเอกสารเดิม
ขั้นตอนที่ 2 : ระบุรายละเอียดในการสร้างใบลดหนี้
อ้างอิงถึง: ระบุข้อมูลที่ต้องการ (ถ้ามี) จำกัดตัวหนังสือ 32 อักขระ
เลขที่เอกสาร: ระบบจะทำการรันให้อัตโนมัติ โดย Format เลขที่เอกสารจะทำการใช้เลขที่ที่ตั้งค่า สามารถแก้ไขเลขที่เอกสารระบุเลขที่ที่ต้องการได้
ข้อมูลลูกค้า
ชื่อลูกค้า: ระบุรหัสผู้ติดต่อ
วันที่ออก: ระบบจะทำการ Default วันที่ปัจจุบันที่สร้างเอกสาร สามารถแก้ไขเลือกวันที่ย้อนหลังหรือในอนาคตได้
ข้อมูลราคาและรวมภาษี
ประเภทราคา: ระบบจะทำการ Default ประเภทราคาจากการตั้งค่า สามารถแก้ไขตอนสร้างเอกสารอีกครั้งได้
การออกใบกำกับภาษี: ระบบจะแสดงหน้าสร้างใบลดหนี้/ใบกำกับภาษี ให้อัตโนมัติ
หากกิจการไม่ต้องการออกใบกำกับภาษี สามารถปิดการออกใบกำกับภาษีได้
ราคานี้เป็นค่าเงิน: สามารถระบุสกุลเงินตราต่างประเทศที่ต้องการได้ เบื้องต้นระบบจะ Default เป็นเงินสกุลเงินบาท
ข้อมูลการลดหนี้: ระบุสาเหตุการหนี้
ใบลดหนี้จะมีผลกระทบกับ Stock 2 รูปแบบ
- รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะเพิ่มขึ้น
- ไม่รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
รายการ
สินค้า/บริการ: ระบุรหัสสินค้า/บริการ (ถ้ามี)
บัญชี: กรณีที่เลือกรหัสสินค้า/บริการ ระบบจะดึงรหัสผังบัญชีที่ผูกในรหัสสินค้า/บริการมาให้อัตโนมัติ หรือจะสามารถระบุผังบัญชีที่ต้องการได้
คำอธิบาย: กรณีที่เลือกรหัสสินค้า/บริการ ระบบจะดึงคำอธิบายที่ผูกในรหัสสินค้า/บริการมาให้อัตโนมัติ หรือจะสามารถระบุคำอธิบายที่ต้องการได้ (รองรับ 1,000 อักขระ)
จำนวน: ระบุจำนวนสินค้า/บริการ ที่ได้รับคือ
ราคา/หน่วย: ระบุราคา/หน่วย
ภาษี: ให้ระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%, 0% หรือไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามที่ต้องการ
หัก ณ ที่จ่าย: ระบุหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องการ (ถ้ามี)
หากใบแจ้งหนี้มีมากกว่า 1 รายการ ให้กดปุ่ม + รายการใหม่
และต้องการเพิ่มคำอธิบายรายการ ให้กดปุ่ม + เพิ่มคำอธิบายรายการ
ระบุมูลค่าตามเอกสารเดิม โดยมูลค่าจะต้องมากกว่าหรือเท่ากับยอดที่ลดหนี้ แล้วกดบันทึก
การลดหนี้จะมี 2 รูปแบบคือ
รูปแบบที่ 1 การลดหนี้จากใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่มีการรับชำระเงิน ระบบจะทำการติ๊กลดหนี้ให้อัตโนมัติ
แบบที่ 2 การลดหนี้จากเอกสารรับชำระเงินมาแล้ว ระบบจะติ๊กชำระคืนเงินให้อัตโนมัติ
จากตัวอย่างเป็นการลดหนี้แบบลดหนี้จากใบแจ้งหนี้ได้มีการรับชำระเงินดังนั้น ระบบจะเลือกมีการให้ชำระเงินคืนเลย
ขั้นตอนที่ 3. : ช่องทางการเงิน
- กรณีที่ 1 จ่ายเงินให้คืนให้คู่ค้า
ระบุวันที่จ่ายชำระเงินคืน > เลือกช่องทางการเงิน และอนุมัติใบลดหนี้
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
-จบขั้นตอนใบลดหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร-
