4 December 2021

ไขข้อข้องใจ! มีใบแจ้งหนี้แล้ว ใบวางบิลยังจำเป็นอีกไหม?

แค่เห็นคำถามก็เริ่มปวดหัวกันแล้วใช่ไหม? อย่าเพิ่งเครียด PEAK มีคำตอบ!

แน่นอนว่าเจ้าของธุรกิจต้องรู้จัก 2 พี่น้องฝาแฝดนี้เป็นอย่างดีนั่นก็คือ ใบวางบิล (Billing Note) และใบแจ้งหนี้ (Invoice) เพราะทั้งสองใบนี้มักจะทำให้หัวหมุนช่วงสิ้นเดือนอยู่บ่อย ๆ แต่คำถามที่ค้างคาใจมานานคือ มีแค่ใบใดใบหนึ่งได้ไหม? จำเป็นต้องใช้ทั้งสองใบควบคู่รึเปล่า?

ก่อนอื่นต้องขอแนะนำใบวางบิล และใบแจ้งหนี้ก่อน…

ใบวางบิล และใบแจ้งหนี้คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการ เจ้าของธุรกิจ รวมไปถึงบริษัทต่าง ๆ จัดทำขึ้นเพื่อแจ้งยอดของสินค้า หรือบริการ ให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่าย และกำหนดวันที่ลูกค้าต้องจ่ายชำระกับทางบริษัท ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการทำธุรกิจ

ใบวางบิล และใบแจ้งหนี้ นี้ส่วนใหญ่มักจะใช้กับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ หรือธุรกิจที่มีการใช้เครดิตในการชำระเงิน รวมไปถึงพ่อค้า – แม่ค้าที่มีธุรกิจขายส่ง สินค้าจำนวนมาก เพื่อให้ร้านค้ามีความน่าเชื่อถือ

ใบวางบิล-ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้

เมื่อมีการซื้อสินค้า หรือบริการเรียบร้อยแล้ว บริษัทหรือผู้ประกอบการจะออกใบแจ้งหนี้ทุกครั้ง เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบว่ามีสินค้าที่ซื้อไปทั้งหมดเท่าไหร่? ต้องชำระเงินเท่าไหร่? และกำหนดชำระเงินเมื่อไหร่? พูดง่าย ๆ ใบแจ้งหนี้ก็เปรียบเสมือนใบสรุปรายการ เมื่อมีการซื้อ – ขายเกิดขึ้น ใบแจ้งหนี้จะบอกรายละเอียดต่าง ๆ เพื่อให้ผู้ขาย และลูกค้าความใจตรงกัน ไม่เกิดความเข้าใจผิด

ใบวางบิล

เมื่อมีใบแจ้งหนี้ แจ้งค่าใช้จ่าย และระยะเวลากำหนดวันที่เรียกเก็บเงินแล้ว ใบวางบิลจะถูกออกเมื่อถึงกำหนดชำระเงินตามที่ใบแจ้งหนี้ได้บอกไว้ โดยจะรวมยอดคงเหลือที่ต้องชำระทั้งหมด และสรุปค่าใช้จ่าย รายการสินค้าต่าง ๆ

หลายบริษัทมักใช้ใบวางบิล และใบแจ้งหนี้ เป็นใบเดียวกัน ออกเมื่อถึงกำหนดชำระเงินที่เคยตกลงกันไว้ แต่ PEAK ขอแนะนำว่า ออกทั้งสองใบไปเลยเพื่อความชัดเจน และความรอบคอบดีกว่า

ที่สำคัญมาก ๆ ของการออกใบวางบิล และใบแจ้งหนี้คือความชัดเจน และความถูกต้อง สิ่งที่มักจะผิดพลาดในการออกเอกสารนี้คือ การกรอกรายละเอียดต่าง ๆ ไม่ครบถ้วน, ไม่ตรงตามใบเสนอราคา จนต้องนำกลับไปแก้ไขใหม่ รวมไปถึงเรื่องของการลืมส่งเอกสาร ทำให้ลูกค้าได้รับเงินล่าช้ากว่ากำหนด จะทำให้มีปัญหาในการชำระเงิน และอีกหนึ่งปัญหาสำคัญที่หลายบริษัทมักจะพบเจอกันบ่อย ๆ คือวันรับวางบิลของลูกค้า ใบวางบิลต้องไปถึงมือลูกค้าในช่วงเวลาที่บริษัทของลูกค้ามีกำหนดการวางบิล หากล่าช้า หรือติดวันหยุดเสาร์ – อาทิตย์, วันหยุดนักขัตฤกษ์ อาจจะทำให้บริษัทของคุณไม่ได้รับเงินจากลูกค้าในเดือนนั้น ๆ ทำให้ต้องรออีก 1 เดือน หรือจนกว่าจะถึงรอบวางบิลใหม่ และแน่นอนมันต้องมีปัญหาใหญ่เกิดขึ้นตามมา เช่น กำหนดวางบิลของลูกค้าคือวันที่ 1 – 5 ของทุกเดือน แต่เอกสารวางบิลของเราใส่รายละเอียดผิด ต้องนำไปแก้ไขแล้วส่งถึงมือลูกค้าในวันที่ 6 ก็จำเป็นที่จะต้องรอลูกค้าทำเรื่องชำระอีกทีในช่วงวันที่ 1 – 5 ของเดือนต่อไป แล้วค่าสินค้า ค่าพนักงาน ค่าภาษี ค่าบริการที่ลูกค้าได้รับหรือใช้ไปแล้วล่ะ ใครจะเป็นคนจ่ายก่อน? แน่นอนว่าคำตอบก็คือเรา ถ้าวางบิลไม่ทันค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เราต้องเป็นคนจัดการรับผิดชอบออกไปก่อนทั้งหมด และนั้นอาจจะทำให้บริษัทของเราเกิดวิกฤตทางการเงินได้ ดังนั้นเรื่องระยะเวลา และความถูกต้องในใบวางบิลเป็นเรื่องที่สำคัญมาก อาจจะกล่าวได้ว่าธุรกิจของเราจะไปรอดหรือไม่ ขึ้นอยู่กับเรื่องก็วางบิลแทบจะ 99% ก็ว่าได้      

เช็กให้ชัวร์ก่อนออกใบวางบิล และใบแจ้งหนี้ ข้อมูลต้องชัวร์!

ข้อมูลผู้ออกใบวางบิล และใบแจ้งหนี้

  • ชื่อ และที่อยู่บริษัท – ร้านค้าธุรกิจ
  • เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
  • เบอร์ติดต่อบริษัท – ร้านค้าธุรกิจ
  • เลขที่ใบวางบิลในใบแจ้งหนี้
  • ลายเซ็นผู้วางบิล และ ระบุวันที่ที่ออกเอกสาร

ข้อมูล ผู้รับใบวางบิล และใบแจ้งหนี้

  • ชื่อ และที่อยู่ของลูกค้า
  • เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
  • รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่สั่งซื้อ พร้อมระบุยอดรวมของบค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ต้องชำระ
  • วันที่กำหนดชำระเงินอย่างชัดเจน
  • ลายเซ็นผู้รับใบวางบิล และระบุวันที่รับเอกสาร

ตัวอย่างใบวางบิล

ใบวางบิล

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้

สำหรับตำแหน่งที่มีหน้าที่ออกใบวางบิล และใบแจ้งหนี้นั้นคือ ฝ่ายบัญชี ที่แม่นยำทั้งตัวเลข และเรื่องราคา

5 สิ่งที่ต้องจัดเตรียมในขั้นตอนของการออกใบวางบิล และใบแจ้งหนี้ทั้งหมด

  • ออกใบวางบิล กำหนดรายละเอียดให้ครบถ้วน
  • จัดเตรียมเอกสารจำนวน 1 ชุด เอกสารต้นฉบับ และสำเนา
  • หากมีใบเสนอราคา ให้แนบเอกสารมาด้วย
  • ผู้รับเอกสารจะต้องเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล
  • จัดส่งให้ถึงมือลูกค้า และเมื่อได้รับเงิน ให้ออกใบเสร็จรับเงินพร้อมใบกำกับภาษีให้ลูกค้า

การจัดทำใบวางบิล และใบแจ้งหนี้นั้นเป็นเรื่องยุ่งยาก และละเอียดอ่อน หากไม่มั่นใจในความถูกต้อง  PEAK  ช่วยคุณได้ ทำงานอย่างเป็นระบบ และมืออาชีพ หายห่วงเรื่องผิดพลาดด้วย PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่สามารถออกใบวางบิล และใบแจ้งหนี้ได้ตลอด 24 ชั่วโมง และยังช่วยให้การทำงานในธุรกิจของคุณง่ายขึ้นอีกด้วย

ไม่อยากพลาดจุดสำคัญ จนทำให้งานล่าช้า

สมัครใช้งานโปรแกรม PEAK ฟรี คลิก https://peakaccount.com/