19 September 2021
วิธีตั้งเงินสดย่อย การจ่าย และเบิกเติมเงิน หรือคืนเงิน (Petty Cash)

วิธีตั้งเงินสดย่อย การจ่าย และเบิกเติมเงิน หรือคืนเงิน (Petty Cash) (F003)

กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเงินสดย่อยจะมีอยู่ด้วยกัน 4 ขั้นตอนใหญ่ๆ ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1  : การเพิ่มช่องทางการชำระหรือการเพิ่มของผังบัญชี การตั้งเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 2 : การตั้งเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 3 : การจ่ายด้วยเงินสดย่อย
ขั้นตอนที่ 4 : การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือการคืนเงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 1

การเพิ่มช่องทางการชำระหรือการเพิ่มของผังบัญชี การตั้งเงินสดย่อย มีขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1.1 

ไปที่หน้าเมนู การเงิน > เงินสด > +เพิ่มช่องทาง

ขั้นตอนที่ 1.2

 กดเพิ่มช่องทางการเงิน

ขั้นตอนที่ 1.3 

เลือกเป็นเงินสด ตั้งชื่อว่าเป็นเงินสดอะไร เช่น เงินสดย่อยที่ออฟฟิศ เงินสดที่นาย A ถืออยู่ หรือว่าเงินสดแบบไหน เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดสร้าง

เพิ่มเติม : ถ้ากิจการตั้งยอดยกมาทางบัญชีครั้งแรก (แนะนำให้ดูเรื่องการตั้งค่าเริ่มต้นการเงิน) ให้ใส่ยอดยกมาด้วย แต่ถ้าเป็นการตั้งเงินสดย่อยตามปกติให้ใส่ 0 หรือเว้นว่างไว้

ขั้นตอนที่ 2

การตั้งเงินสดย่อย

   เมื่อสร้างช่องทางการเงินที่เป็นเงินสดย่อยแล้ว ต่อมาก็จะต้องเบิกเงินออกมาเป็นเงินสดย่อยโดยการทำรายการโอนเงินจากธนาคารมาเข้าเงินสดย่อย (ถึงแม้คำพูดจำเป็นการโอนเงิน แต่ว่าหมายถึงการเบิกเงินออกมา)

ขั้นตอนที่ 2.1  

เข้าไปที่การเงิน > ธนาคารที่เบิกเงินสดย่อยออกมา > แล้วกดโอนเงิน

ขั้นตอนที่ 2.2

เลือกให้เงินไปที่บัญชีเงินสดย่อยที่ตั้งขึ้นมา > กรอกข้อมูล > กด โอน

ขั้นตอนที่ 3

การจ่ายด้วยเงินสดย่อย

ต่อไปเมื่อเราจ่ายด้วยเงินสดย่อย ก็เหมือนกับจ่ายปกติ แต่เราเลือกว่าจ่ายด้วยเงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 3.1  

เลือกว่าจ่ายเงินให้ใคร : ให้ระบุผู้รับเงิน แต่ถ้าระบุไม่ได้ ให้เพิ่มผู้รับเงินที่ชื่อว่าไม่ระบุลงไป

ขั้นตอนที่ 3.2

 เลือกว่าจ่ายเป็นค่าอะไร : ในส่วนนี้สามารถเพิ่มหลายๆค่าใช้จ่ายในบันทึกเดียวกันก็ได้ หรือจะแยกบันทึกเป็นใบๆก็ได้ ถ้าต้องการเพิ่มค่าใช้จ่ายให้กดเพิ่มรายการ

ขั้นตอนที่ 3.3

เลือกว่าจ่ายด้วยอะไร : ในส่วนของการชำระเงิน ให้เลือกเป็นเงินสดย่อยที่เราตั้งขึ้นมา เมื่อใส่ข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้วให้กดอนุมัติรายการ

ขั้นตอนที่ 4

การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม หรือการคืนเงินสดย่อย

ขั้นตอนที่ 4.1

 การเติมเงินสดย่อยให้เต็ม

สมมุติว่าเรามีนโยบายให้เงินสดมีอยู่ 30,000 บาท แต่ตอนนี้มีอยู่แค่ 22,781.87 บาท เราตั้งเติมเงินเข้าไปอีก เราสามารถทำได้โดยเข้าไปที่ธนาคาร แล้วกดโอนเงิน (เหมือนขั้นตอนแรก) แต่เราโอนจำนวน 7,218.13 บาท เพื่อให้ครบ 30,000 บาท

ขั้นตอนที่ 4.1.1  : เข้าไปที่ การเงิน > เลือกธนาคารที่ต้องการเบิกเงินสดย่อยมาเติม > กด โอนเงิน

ขั้นตอนที่ 4.1.2 : กรอกข้อมูลใน Pop up ที่เด้งขึ้นมา โดยเลือกให้เงินไปที่บัญชีเงินสดย่อยที่ตั้งขึ้นมา แล้วใส่ข้อมูลต่างๆ เมื่อใส่เรียบร้อยแล้วให้กดโอน 

คราวนี้เงินสดย่อยก็จะเป็น 30,000 บาทดังเดิม 

ขั้นตอนที่ 4.2 

การคืนเงินสดย่อย

ในกรณีที่เราต้องการคืนเงินสดย่อย เช่น ไม่ได้ใช้แล้ว หรือว่ารับเงินมาเกินจากที่ตั้งนโบายไว้ หรือต้องการนำฝากเข้าธนาคาร สามารถทำได้ดังนี้

ขั้นตอนที่ 4.2.1 : ไปที่การเงิน > เงินสด > เลือกไปที่เงินสดที่ต้องการจะฝากเงิน แล้วกดโอนเงิน

ขั้นตอนที่ 4.2.2 : เลือกธนาคาร หรือช่องทางที่เราต้องการจะคืนเงินสดไป มื่อใส่เรียบร้อยแล้วให้กดโอน 

ติดตามความรู้จาก โปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่ peakaccount.com
หรือเข้าใช้งานโปรแกรม คลิก เข้าสู่ระบบ PEAK