30 September 2020
E-Tax_Description Error

ส่ง E-Tax แล้วพบปัญหา Description Error (R040)

เมื่อมีการกดปุ่มส่ง e-Tax ให้กับทางคู่ค้า แล้วระบบขึ้นข้อความแจ้งเตือน “Description Error” (ตามรูปข้างล่าง) เกิดจากช่องคำอธิบายรายการแต่ละกล่องข้อความ อักขระมีความยาวเกิน 256 อักขระ

วิธีการแก้ไขข้อความแจ้งเตือน Description Error แบ่งเป็น 3 กรณี ดังนี้
     กรณีที่ 1  รูปแบบเอกสารใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
     กรณีที่ 2 รูปแบบเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
     กรณีที่ 3 รูปแบบเอกสารใบกำกับภาษีแบบแยก

กรณีที่ 1 รูปแบบเอกสารใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี

ขั้นตอนที่ 1 : เข้าไปที่เอกสารใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ที่กดส่ง e-Tax ขึ้นแจ้ง Description Error กดเครื่องหมาย Dropdown ตรงปุ่มตัวเลือก>> เลือกแก้ไข

ขั้นตอนที่ 2 : กดเพิ่มคำอธิบายที่ 2  แล้วทำการแบ่งคำจากคำอธิบายที่ 1 มาใส่คำอธิบายที่ 2 เพราะช่องคำอธิบายแต่ละช่อง ต้องระบุไม่เกิน 256 อักขระ เมื่อทำการแก้ไขเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มอนุมัติรายการ

ขั้นตอนที่ 3 : กดเครื่องหมาย Drop down ตรงปุ่มส่งอีเมล เลือกส่ง e-Tax Invoice

กรณีที่ 2 รูปแบบเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี

ขั้นตอนที่ 1 : 
เข้าไปที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ที่กดส่ง e-Tax ขึ้นแจ้ง Description Error กดเครื่องหมาย Drop down ตรงปุ่มตัวเลือก >> Void
สาเหตุที่ Void เอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เพราะเอกสารใบเสร็จรับเงินไม่สามารถแก้ไขข้อมูลใดๆได้ ต้องดำเนินการ Void แล้วออกใหม่เท่านั้น

เมื่อทำการ Void เอกสารเรียบร้อยแล้ว เอกสารจะอยู่ในถังขยะ

ขั้นตอนที่ 2 : ทำการสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีใหม่ โดยสามารถคัดลอกเอกสารที่อยู่ในถังขยะขึ้นมาได้ โดยกดปุ่มตัวเลือก >> เลือกคัดลอก

ขั้นตอนที่ 3 : แก้ไขคำอธิบายข้อมูลเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
โดยกดเพิ่มคำอธิบายที่ 2  แล้วทำการแบ่งคำจากคำอธิบายที่ 1 มาใส่คำอธิบายที่ 2 เพราะช่องคำอธิบายแต่ละช่อง ต้องระบุไม่เกิน 256 อักขระ เมื่อทำการแก้ไขเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มอนุมัติรายการ

หมายเหตุ : ก่อนทำการกดอนุมัติเอกสาร ตรวจสอบรายการวันที่ออก และเลขที่เอกสารก่อน
เลขที่เอกสาร สามารถใช้เลขที่เก่าที่ทำการ Void ไปได้ โดยให้ทำการ Copy เลขที่เอกสารเก่า มาใส่ในช่องเลขที่เอกสารของเอกสารใหม่

ขั้นตอนที่ 4 : กดเครื่องหมาย Drop down ตรงปุ่มส่งอีเมล เลือกส่ง e-Tax Invoice

กรณีที่ 3 รูปแบบเอกสารใบกำกับภาษีแบบแยก

ขั้นตอนที่ 1 : 
เข้าไปที่เอกสารใบกำกับภาษีแบบแยก >> กดปุ่มตัวเลือก >> เลือก Void

ระบบจะเด้ง Pop-Up ยืนยันการยกเลิกเอกสาร ให้ทำการกดปุ่มตกลง

ขั้นตอนที่ 2 : เข้าไปแก้ไขเอกสารที่นำมาทำการอ้างอิงการสร้างใบกำกับภาษี
2.1. หากอ้างอิงจากใบแจ้งหนี้ สามารถทำตามขั้นตอนที่ 1, 2 ตามรูปแบบที่ 1 เอกสารใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
2.2. หากอ้างอิงจากใบเสร็จรับเงิน ให้ทำตามรูปแบบที่ 1, 2, 3 ตามรูปแบบที่ 2 เอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี

ขั้นตอนที่ 3 : เมื่อแก้ไขคำอธิบายในเอกสารที่นำมาอ้างอิงเรียบร้อยแล้ว ดำเนินการออกเอกสารใบกำกับภาษีแบบแยก โดยไปที่หน้ารายรับ >> ใบกำกับภาษีขาย >> กดปุ่มสร้าง >> ระบุเลขที่เอกสารที่ต้องการอ้างอิง

ขั้นตอนที่ 4 : ทำการกดปุ่มอนุมัติรายการใบกำกับภาษีแบบแยก

หมายเหตุ : ก่อนทำการกดอนุมัติเอกสาร ตรวจสอบรายการวันที่ออก และเลขที่เอกสารก่อน
เลขที่เอกสาร สามารถใช้เลขที่เก่าที่ทำการ Void ไปได้ค่ะ โดยให้ทำการ Copy เลขที่เอกสารเก่า มาใส่ในช่องเลขที่เอกสารของเอกสารใหม่

ขั้นตอนที่ 5 : กดเครื่องหมาย Drop down ตรงปุ่มส่งอีเมล เลือกส่ง e-Tax Invoice

ติดตามความรู้จาก โปรแกรมบัญชี PEAK ได้ที่ peakaccount.com
หรือเข้าใช้งานโปรแกรม คลิก เข้าสู่ระบบ PEAK