19 September 2021

ปิดงบการเงิน มีประโยชน์อย่างไรกับเจ้าของธุรกิจ

งบการเงินคือรายงานทางการเงินและบัญชี ที่แสดงฐานะการเงิน ผลการดำเนินงานและการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้นของกิจการในแต่ละงวดบัญชี รายงานงบการเงินประกอบด้วย งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้นและหมายเหตุประกอบงบการเงิน ในแต่ละปีกิจการต้องทำการปิดงบการเงินให้ได้รายงานเพื่อนำส่งหน่วยราชการตามกฎหมาย

การปิดงบการเงินคืออะไร

ความหมายของการปิดงบการเงิน

การปิดงบการเงิน คือการจัดการเพื่อให้ได้งบการเงินเมื่อถึงวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี รอบระยะเวลาบัญชีหมายถึงช่วงเวลาที่กิจการทำการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นภายในงวดเวลาหรือรอบระยะเวลาที่กำหนด โดยปกติรอบระยะเวลาบัญชีจะเป็นระยะเวลาเท่าไรก็ได้แต่ไม่เกิน 1 ปี จะเริ่มต้นวันที่ 1 มกราคม เหมือนปีปฏิทินหรือไม่ก็ได้ ส่วนใหญ่กิจการกำหนดรอบระยะเวลาบัญชี 1 ปี ตามปีปฏิทินเช่น รอบบัญชี 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคม หรือ 1 เมษายน ถึง 31 มีนาคม เป็นต้น

วัตถุประสงค์ในการปิดงบการเงิน

สำหรับการปิดงบการเงินของบริษัท มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบการเงินของกิจการ และนำเสนอเพิ่ออนุมัติในที่ประชุมผู้ถือหุ้น ภายใน 4 เดือน นับแต่วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี เช่น ถ้ากิจการมีรอบระยะเวลาบัญชี 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคม วันสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชีคือ 31 ธันวาคม กิจการต้องจัดให้มีการประชุมผู้ถือหุ้นสามัญประจำปีภายในวันที่ 30 เมษายน ของปีถัดไป

เมื่องบการเงินได้รับอนุมัติจากที่ประชุมสามัญผู้ถิอหุ้นแล้ว กิจการต้องนำส่งงบการเงินให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจ (DBD) ภายใน 1 เดือนนับตั้งแต่วันที่ได้รับการอนุมัติจากที่ประชุมผู้ถือหุ้น ในที่นี้หมายถึงภายในวันที่ 31 พฤษภาคม นับแต่วันสิ้นรอบระยะวลาบัญชี และกิจการต้องนำส่งสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ภายใน 14 วันนับแต่วันประชุมสามัญผุ้ถือหุ้น นอกจากนี้กิจการยังต้องนำส่งแบบภ.ง.ด.50 (แบบแสดงรายการภาษีเงินได้บริษัท)ให้กรมสรรพากร ภายใน 150 วัน นับแต่วันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี

ผู้ดำเนินการปิดงบการเงิน

โดยการปิดงบการเงิน .ในบริษัททั่วไปดำเนินการโดยนักบัญชีในตำแหน่ง สมุห์บัญชี, ผู้จัดการแผนกบัญชี ผู้ทำบัญชี ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กร ส่วนกิจการที่ไม่ได้ทำบัญชีเอง สำนักงานบัญชีหรือผู้ทำบัญชีฟรีแลนซ์ที่กิจการว่าจ้าง เป็นผู้ดำเนินการปิดงบการเงิน

ขั้นตอนการปิดงบการเงิน

ในการปิดงบการเงินแบ่งออกได้เป็น 2 กรณีคือ

1. กรณีที่กิจการปิดบัญชีเอง

ในปัจจุบันกิจการจะใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปในการทำบัญชีไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมแบบออฟไลน์หรือระบบออนไลน์  โดยมีขั้นตอนในการปิดบัญชีดังต่อไปนี้

1.1 การกำหนดตารางงานในการปิดบัญชี

1.2 การปิดระบบ (module) ต่างๆให้ครบ
เป็นการบันทึกรายการบัญชีให้ครบถ้วนทั้งในระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ ระบบสินค้า ระบบสินทรัพย์ถาวร ได้แก่การบันทึกรายการรับรู้ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ณ วันสิ้นงวด การบันทึกรายการรับเงิน/จ่ายเงิน การบันทึกรายการซื้อ/ขายสินทรัพย์ถาวร ให้ครบถ้วน และดำเนินการการปิดระบบต่างๆ

1.3 การบันทึกรายการปรับปรุง
ในการปิดงบการเงินนอกจากการบันทึกรายการปกติ ยังต้องมีรายการปรับปรุงที่ต้องบันทึกบัญชีในใบสำคัญทั่วไป(journal voucher หรือ JV) ทางบริษัทควรจัดทำ JV List ซึ่งเป็น list ของรายการปรับปรุงรายการประจำ เพื่อให้ปรับปรุงรายการได้ครบถ้วน ได้แก่รายการปรับปรุงค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ การปรับปรุงอัตราแลกเปลี่ยน การปรับปรุงดอกเบี้ยค้างรับ การปรับปรุงสินค้าคงเหลือจากการตรวจนับ การปรับปรุงปิดต้นทุนสินค้า การตัดค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า การปรับปรุงภาษีมูลค่าเพิ่ม การบันทึกค่าเสื่อมราคา การปรับปรุงค่าใช้จ่ายค้างจ่าย การปรับปรุงภาษีเงินได้นิติบุคคล เป็นต้น

1.4 การจัดทำงบทดลอง (First draft) และรายละเอียดประกอบงบการเงิน
เมื่อบริษัทได้บันทึกรายการบัญชีการซื้อขาย จ่ายรับ และรายการปรับปรุงครบถ้วนแล้ว กิจการก็สามารถพิมพ์งบทดลองเป็น First draft เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชีและมีผลรวมด้านเดบิตเท่ากับด้านเครดิตรวมทั้งการจัดทำรายละเอียดประกอบงบการเงิน หมายถึงรายละเอียดของสินทรัพย์หรือหนี้สินที่แสดงให้เห็นว่ายอดคงเหลือของสินทรัพย์หรือหนี้สิน ณ เวลาใดเวลาหนึ่งประกอบด้วยอะไรบ้าง เช่น รายละเอียดลูกหนี้ รายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ รายงานสินค้าคงเหลือ รายละเอียดสินทรัพย์ถาวร รายละเอียดค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เป็นต้น

1.5 การจัดทำรายงานกระทบยอดที่สำคัญและการจัดทำงบทดลอง Final
รายงานกระทบยอด ได้แก่ งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร รายงานกระทบยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม  เพื่อเป็นการพิสูจน์ความถูกต้องของยอดคงเหลือ หลังจากทำรายละเอียดประกอบงบการเงินและรายการกระทบยอดที่สำคัญแล้ว บริษัทควรจัดทำงบทดลองชุดFinal ออกมา เพื่อนำส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบต่อไป

2. กรณีที่กิจการจ้างสำนักงานบัญชีทำบัญชี

ในแต่ละเดือนกิจการจะส่งเอกสารบิลซื้อ บิลขาย ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ให้แก่สำนักงานบัญชีเพื่อลงบัญชี ในการปิดงบประจำปีสำนักงานบัญชีจะดำเนินการให้อยู่แล้ว เมื่อสำนักงานบัญชีจัดทำงบการเงินให้เรียบร้อยและนำส่งงบการเงินให้แก่กิจการแล้ว กิจการควรขอข้อมูลอื่นๆจากสำนักงานบัญชี ได้แก่สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันจ่าย สมุดรายวันรับ สมุดแยกประเภท(GL) ทะเบียนทรัพย์สิน มาเก็บไว้เป็นข้อมูลที่กิจการด้วย

ประโยชน์ของการปิดงบการเงินในมุมผู้ประกอบการ

1. เจ้าของกิจการเห็นตัวเลขที่แท้จริงของผลประกอบการกำไรขาดทุน สินทรัพย์และหนี้สินของกิจการ ซึ่งนำไปใช้ในการวางแผนธุรกิจ ใช้ในการวิเคราะห์และตัดสินใจได้
2. จากการปิดงบการเงิน ข้อมูลจะมีความถูกต้อง ครบถ้วน และพร้อมที่จะส่งต่อให้ผู้สอบบัญชีทำการตรวจสอบต่อไป
3. ผู้ประกอบการสามารถนำข้อมูลจากการปิดงบการเงินมาจัดทำรายงานวิเคราะห์ต่างๆเช่น รายงานการวิเคราะห์ยอดขาย รายงานการวิเคราะห์สินค้าคงเหลือ รายงานการวิเคราะห์ลูกหนี้
4. ผู้ประกอบการสามารถบริหารสภาพคล่องทางการเงินของกิจการได้ โดยวิเคราะห์ตัวเลขสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่อง ได้แก่ เงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ เป็นต้น
5. ผู้ประกอบการสามารถกำหนดการจ่ายเงินปันผล จากตัวเลขผลกำไรที่ได้จากการปิดงบการเงิน

การปิดงบการเงินไม่จำเป็นต้องปิดปีละครั้ง ถ้ากิจการสามารถปิดบัญชีได้ทุกเดือนหรือทุกไตรมาสจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อกิจการ เพราะจะทำให้ทราบข้อมูลทางการเงินอับเดตและเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของเจ้าของกิจการภายใต้การแข่งขันที่รุนแรงในปัจจุบัน PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยกิจการในการปิดงบการเงินและจัดทำงบการเงิน ผู้ประกอบการสามารถติดตามรายงานสำคัญทางธุรกิจได้ทุกช่องทางออนไลน์

สมัครใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี คลิก peakaccount.com
หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมทาง inbox ของ Facebook PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์

อ้างอิง
ปิดงบการเงินเรื่องสำคัญสำหรับผู้ประกอบธุรกิจ, peakaccount, 25 กันยายน 2562
รายงานการปฏิบัติงานสหกิจศึกษา ขั้นตอนการปิดงบการเงิน, นางสาว ไอรดา พวงประเสริฐ, 2561