23 October 2021
การบันทึกยอดยกมา (Beginning Balance) ตอนที่ 6/7

การบันทึกยอดยกมา (Beginning Balance) ตอนที่ 6/7

อีกส่วนของการเพิ่มข้อมูลรายการค้าที่ยังคงรอชำระ หรือรอรับชำระอยู่ ก็คือรายการรอชำระเงิน (เจ้าหนี้) หรือรายการชำระเป็นเช็ค แต่ยังไม่ถูกตัดเงิน มีวิธีการบันทึกดังนี้ 

1.ตั้งเจ้าหนี้ไว้ หรือใบแจ้งหนี้ที่รับมาแต่ยังไม่ได้ชำระ

ขั้นตอนที่ 1

เข้าไปที่หน้ารายจ่าย > บันทึกรายจ่าย/เจ้าหนี้ > คลิก ‘สร้าง’ เพื่อสร้างบันทึกรายจ่ายย้อนหลัง

ขั้นตอนที่ 2

ทำรายการสร้างใบแจ้งหนี้ 

ขั้นตอนที่ 2

ใส่ข้อมูลบันทึกรายจ่ายโดยในช่อง “บัญชี” เลือกเป็นบัญชีค่าใช้จ่าย หรือสินค้าคงเหลือ ตามแต่ประเภทรายการที่เกิดขึ้น โดยไม่ต้องเลือกในช่อง สินค้า (เนื่องจากจะได้ไม่กระทบกับรายการสินค้าที่เรา Import เข้าไปก่อนหน้านี้) 

อีกส่วนหนึ่งที่ต้องระวัง คือ วันที่รายการ ให้เป็นวันที่ย้อนหลังกลับไปตามวันที่เกิดขึ้นจริง และกำหนดวันที่ครบกำหนดชำระเงิน เป็นวันที่ที่จะได้รับชำระ เช่น ทำรายการเมื่อวันที่ 11/12/xx แต่ครบกำหนดชำระวันที่ 18/01/xx+1 คือในปีถัดไป รายการนี้ถ้าดูงบการเงินในวันที่ 31/12/xx รายการนี้จะเป็นเจ้าหนี้ไว้ และจะมีรายการรายได้อยู่ในช่วงปี xx ด้วย ซึ่งจะกลายเป็นกำไรสะสมในงบแสดงฐานะการเงิน 

และส่วนสุดท้ายที่ต้องระวังก็คือ ไม่ต้องใส่ข้อมูลชำระเงิน เพื่อที่จะได้ตั้งเป็นเจ้าหนี้การค้าไว้ เพราะถ้าใส่ข้อมูลการชำระเงินแล้ว ก็จะไม่มีเจ้าหนี้การค้า

*เทคนิค : ส่วนที่คนทำผิดพลาดบ่อยที่สุดคือวันที่ทำรายการ ระวังวันที่ให้ดี เนื่องจากปกติวันที่จะกำหนดเบื้องต้นไว้เป็นวันที่ปัจจุบัน และอีกส่วนหนึ่งก็คือการไม่ต้องระบุว่าชำระเงินแล้ว เนื่องจากปกติจะกำหนด

2. การบันทึกชำระเช็ค ที่ยังไม่ได้ตัดเงิน

หากกิจการไหนมีการจ่ายเช็ค จะมีอีกส่วนหนึ่งที่เราต้องนำมาทำรายการด้วยคือเช็คที่จ่ายแล้ว แต่ยังไม่ได้ขึ้นเงิน ซึ่งวิธีทำจะเป็นการบันทึกออกใบเสร็จ โดยให้ใส่ข้อมูลใบแจ้งหนี้โดยในช่อง “บัญชี” เลือกเป็นรายได้จากการขาย หรือรายได้จากการให้บริการ ตามแต่ประเภทรายการที่เกิดขึ้น โดยไม่ต้องเลือกในช่อง สินค้า/บริการ (เนื่องจากจะได้ไม่กระทบกับรายการที่เรา Import เข้าไปก่อนหน้านี้ เช่น เดียวกับใบแจ้งหนี้ในข้อ 1) และกำหนดว่าจ่ายชำระเงินด้วยเช็ค 

โดยสิ่งที่จะกำหนด

  1. วันที่จ่ายชำระเช็ค คือ วันที่เราออกเช็คให้คู่ค้า
  2. เลือกวิธีการชำระเงินว่ารับมาเป็น “เช็ค”
  3. วันที่เช็ค คือ วันที่ที่ลงไว้ในเช็ค สำหรับให้คู่ค้าขึ้นเงินได้ 
  4. เลือกว่าจ่ายเช็คออกจากบัญชีธนาคารอะไร

ดูข้อมูลทั้งชุด
ตอนที่ 1 : ข้อมูลและวิธีการเตรียมตัวทำยอดยกมา Prepare Data for beginning balance
ตอนที่ 2 : การนำข้อมูลผู้ติดต่อเข้ามาในระบบ (Import Contact to PEAK)
ตอนที่ 3 : การนำข้อมูลสินค้า/บริการเข้ามาในระบบ (Import Product to PEAK)
ตอนที่ 4 : การนำบันทึกข้อมูลการเงินตั้งต้น (Input Finance to PEAK)
ตอนที่ 5 : การนำบันทึกข้อมูลลูกหนี้ตั้งต้น (Input Beginning Account Receivable to PEAK)
ตอนที่ 6 : การนำบันทึกข้อมูลเจ้าหนี้ตั้งต้น (Input Beginning Account Payable to PEAK)
ตอนที่ 7 : การนำบันทึกข้อมูลบัญชีตั้งต้น (Input Beginning Accounting Balance to PEAK)